Dokumente leicht verwalten
Wir machen Ihnen die Arbeit so leicht wie möglich: mit unserem umfangreichen System zum Dokumentenmanagement. Nutzen Sie unseren Service für die Verwaltung Ihrer technischen Dokumentation.
Full Service für umfangreiche Sprach- und Dokumentvarianten
Wir verfügen über mehrere CMSe (Content-Mangement-Systeme), ein TMS (TranslatFion-Memory) und selbstentwickelte Verwaltungssoftware für die Verwaltung umfangreicher Sprach- und Dokumentvarianten.
Ihr Vorteil:
- Erstellen von Dokumentation zu allen Produktvarianten (siehe Producing and
- Printing on Demand bei Handbüchern)
Die Entwicklung eigener Verwaltungswerkzeuge
Bei der täglichen Arbeit mit dem CMS ergaben sich folgende Probleme, für die wir uns eine Lösung ausgedacht hatten:
1. Da wir „Producing and Printing on Demand“ machen, gehen viele Bestellungen ein, die alle verwaltet und termingerecht abgearbeitet werden müssen. Außerdem musste eine lückenlose Auftragsverfolgung und eine anschließende Fakturierung und Lieferscheinerstellung möglich sein. Dafür haben wir eine eigene Verwaltungssoftware entwickelt, die diesen Arbeitsablauf überhaupt erst möglich macht.
2. Der Kunde möchte jederzeit elektronisch auf die Handbücher zugreifen können, die er beauftragt hat. Für diesen Fall haben wir unsere Verwaltungssoftware um ein Dateimanagement erweitert, mit der die druckfertigen PDFs verwaltet werden können. Der Kunde kann sich über eine Webschnittstelle einloggen und die Daten jederzeit abrufen. Mit diesem Dateimanagement erfolgt außerdem die Übergabe der PDFs an die Druckerei.
- Übersetzen dieser Dokumentvarianten
- Verwalten der Dokument- und Sprachvarianten in einer Datenbank
- Bereitstellen der Dokument- und Sprachvarianten über eine Webschnittstelle
- Drucken der Dokument- und Sprachvarianten
Producing and Printing on Demand bei Handbüchern
„Producing and Printing on Demand” bezeichnet die schnelle und kostengünstige redaktionelle Erstellung und Lieferung von Handbüchern in papiergebundener Form, die auf den spezifischen Bedarf des Kunden zugeschnitten sind. Dies ist möglich, indem im digitalen Druck einzelne Inhaltsdateien modular zu einer Gebrauchsanweisung zusammengeführt werden.
„Producing and Printing on Demand” richtet sich vorrangig an Hersteller, die eine große Produktvielfalt haben und deren produktbegleitenden Dokumente eine hohe Aktualität aufweisen sollen. Der Prozess des „Producing and Printing on Demand” gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:
- Bedarfsorientierte Buchbestellung des Kunden
- Eingabe dieser Bestelldaten in unser selbstentwickeltes Verwaltungssystem
- Erstellen der Handbuchvarianten mit unserem Content-Management-System (CMS)
- Durchführen der notwendigen Übersetzungen mit unserem Translation-Memory-System (TMS)
- Generieren der Bücher mit dem CMS und Ausgabe als PDF
- Erzeugen einer Bestellliste mit Verwaltungssystem und Weitergabe der PDFs an unsere Stammdruckerei
- Auslieferung der Handbücher an den Kunden mit automatischer Fakturierung und Lieferscheingenerierung durch das Verwaltungssystem
Die Abwicklung dieser Arbeitsschritte ist innerhalb weniger Arbeitstage möglich, da unser Team aus erfahrenen Redakteuren mit langjähriger Erfahrung im „Producing and Printing on Demand“-Bereich besteht. Ein weiterer Vorteil für unsere Kunden ist die schnelle Lieferung unserer Stammdruckerei und der Wegfall der Lagerhaltung von Handbüchern. Dadurch ist zusätzlich eine erhebliche Kosteneinsparung möglich.
Webservice für den Kunden
Die im „Producing and Printing on Demand” erzeugten Dokumente können wir unseren Kunden nach Fertigstellung sekundenschnell in elektronischer Form anbieten.
Die Dokumente liegen als Dateien auf unserem Webserver im passwortgeschützten Kundenbereich bereit. Dort können unsere Kunden alle ihre Dokumente über eine komfortable Datenbankschnittstelle jederzeit herunterladen.
Der Webserver ist mit unserem selbst entwickelten Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbunden, in das die abgeschlossenen oder neu übersetzten Dokumente von uns eingecheckt werden.
Nach erfolgter Qualitätsprüfung in unserem Haus erhalten unsere Kunden in einer Benachrichtigungsmail Informationen über die Dokumentenart, Status, Sprache, etc.
Wir bieten hiermit einen Service an, mit dem wir hinsichtlich der Qualitätssicherung und des Informationsaustausches Maßstäbe setzen.
Die Entwicklung eigener Verwaltungswerkzeuge
Bei der täglichen Arbeit mit dem CMS ergaben sich folgende Probleme, für die wir uns eine Lösung ausgedacht hatten:
1. Da wir „Producing and Printing on Demand“ machen, gehen viele Bestellungen ein, die alle verwaltet und termingerecht abgearbeitet werden müssen. Außerdem musste eine lückenlose Auftragsverfolgung und eine anschließende Fakturierung und Lieferscheinerstellung möglich sein. Dafür haben wir eine eigene Verwaltungssoftware entwickelt, die diesen Arbeitsablauf überhaupt erst möglich macht.
2. Der Kunde möchte jederzeit elektronisch auf die Handbücher zugreifen können, die er beauftragt hat. Für diesen Fall haben wir unsere Verwaltungssoftware um ein Dateimanagement erweitert, mit der die druckfertigen PDFs verwaltet werden können. Der Kunde kann sich über eine Webschnittstelle einloggen und die Daten jederzeit abrufen. Mit diesem Dateimanagement erfolgt außerdem die Übergabe der PDFs an die Druckerei.